Los proyectos de gestión del conocimiento (GC) son una suerte para la gestión organizacional e inciden positivamente en la potenciación de la actividad económica. Aunque esta es una afirmación bien conocida, no siempre es posible encontrar evidencias de casos de éxito en la literatura, tal vez por que la naturaleza del proceso involucra intangibles difíciles de explicar, los beneficios son a largo plazo o en muchos casos no se evalúan los resultados.
Un aspecto de gran importancia y que no siempre es valorado o evaluado es el tiempo que se invierte en la búsqueda y recuperación de información sensible para los procesos organizacionales. Al llevar a cabo un proyecto de GC es necesario evaluar este proceso, tanto antes de haber establecido rutinas, estructuras y procedimientos como después, la diferencia o brecha dará la medida de cuán efectivo han sido los mecanismo implantados.
Para el sector industrial encontrar una norma técnica, patente, o documento de investigación puede ser algo muy complicado (Fig 1) se ha demostrado que los beneficios derivados de una mejor gestión de los conocimientos técnicos proporciona ventajas competitivas, aceleran el tiempo de comercialización de nuevos productos, se reduce de dos a cinco veces los defectos del producto / proceso y fracasos, se obtiene al menos un 5% de reducción en los costes de fabricación, incluyendo el ahorro de materiales, ahorro de energía, y mejoras de procesos o un 5% de aumento en regalías de propiedad intelectual (1)
Fig 1. Tiempo que invierten los profesionales en encontrar información técnica (2)
En este sentido, algunas de las rutinas, que actúan como soluciones, giran en torno a la explicitaciòn de conocimiento organizacional (mediante la elaboración de manuales, conferencias, grabación y transcripción de conferencias, asesorías, implantación de tutorìas, diseminaciòn de información interna y externa útil para los procesos de diseño, producción, comercial, servicios, legales o de gestión) y a su organizaciòn a partir de metadatos que lo describan para que sea almacenado y localizado en "plataformas de colaboración", cono único punto de acceso y distribución.
Un procedimiento que otorga valor a estas "plataformas de colaboración" es analizar y evaluar la información que arrojan como sistema. Un ejemplo clave, es la información sobre niveles de uso y acceso a la información, la cual permite evaluar como se esta usando la información y por quién. O cuestiones como la información que arroja sobre la valoración que hacen sus usuarios del contenido como se hace en cualquier red social, a través de "me gusta", o "estrellas" o "puntuación", la cual puede ser utilizada para validaciones de contenido, o dominio del nivel de aceptación de la comunidad laboral del contenido.
La cuestión radica que estas soluciones se quedan en el plano de la planeación, si no se implantan procedimientos y estructuras que conduzcan a usar estas plataformas institucionales en primera instancia antes que usar el buscador de internet, nuestro archivo personal, o llamar a un colega que nos sugiera una fuente de información.
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